長文メールはハラスメントです：生成AIが迷惑メールをビジネスメールに変換！

この記事は、迷惑な長文メールから、ビジネスにとって必要な要素だけを抜き出し、「使えるビジネスメール」に変換するための、ChatGPTなど生成AIの使い方と、生成AI用のプロンプトを紹介する。

ビジネスにおいて、長文メールは一種のハラスメントとも言える。

ダラダラと書かれ、長々と続くメールは、内容が分かりにくく、読むのに時間がかかる。

いったい、なにが言いたいんだ！？という難解なメールは、仕事の邪魔になる上、結論に辿り着くまでに疲れてしまうことも多い。最後まで読んだものの、結局、結論は書かれていなかった、というオチも。このような長文メールは、読む側にとって大きな負担となり、生産性を下げる原因となる。

しかし、ビジネスのやり取りの中で、相手からのメールを無視することはできない。

そこで役に立つのが、生成AIを活用した要約だ。長文メールを的確に要約することで、重要なポイントだけを素早く把握できるようになり、業務効率が大幅に向上する。

長文メールはハラスメントです

長文メールをハラスメントと感じる理由

長文メールを読むこと自体がストレスだが、長文メールがハラスメントに感じられる理由はいくつかある。

要点が見えない

長々と続くメールでは、何が重要で、どこが結論なのかが分かりにくい。読む側としては、いくつもの段落を読み進めても、要点が見えてこないことが多い。

時間を無駄にする

ビジネスにおいて、時間は貴重な資源である。しかし、長文メールは、読むだけで時間がかかる。しかも、その内容が役に立たない場合は、さらにフラストレーションが溜まる。時間を奪う行為そのものが、ハラスメントに値する。

生産性を下げる

長文メールを読むには、時間だけでなく、読解するためにエネルギーを消費させられる。長文メール読解にエネルギーを費やされた結果、他の業務に対する活力は削がれ、生産性を低下させる原因となる。

長文メールを書く人は仕事ができない

ビジネスにおける生産性は、時間あたりのアウトプットの量で決まる。ある人が一定の時間で出せるアウトプットを、別の人が倍の長時をかけて同じアウトプットしか出せないのなら、その人の生産性は低いということになる。

メールで用事を伝えるとき、同じ内容なら短いメールの方が、書く時間も読む時間も短くて済むので、生産性は高くなる。生産性を高くするには、メールはできるだけ短くしなければならない。生産性を意識すれば、メールの文章は余計なものを削ぎ落とし、短くなるものだ。

しかし、長文メールを書いて送る人というのは、この生産性を意識できない。メールを簡潔に書き、短い時間で相手に読ませるというのができない人だ。自分の時間を浪費するだけでなく、相手の時間も奪ってしまう。

だから、長文メールを書いて送る人というのは、仕事のできない、迷惑な人なのである。

ビジネスメールに必要な要素とは

ビジネスメールの目的は５つしかない

ビジネスメールで伝えなくてはならない用件・目的は、およそ次の５つに大別される。

細かく分類すれば他にもあるが、ビジネスメールで相手に伝えたいことは、上の５つのどれかに当てはまるはずである。

タイトルだけで伝えるのが理想

メールのタイトルに、上記の５つのいずれかを書くと良い。そうすれば、タイトルだけでメールの用件を相手に伝えることができる。

たとえば、クライアントを訪問する日時を決める「相談」メールの場合を考えてみよう。ダメなメールタイトルの例はこうだ。

〇〇社について

メールを受け取った方は、「〇〇社の何なの？？？」とクエスチョンマークが幾つも点灯するに違いない。メール本文を読むまでは、それが〇〇社に関する報告なのか、情報共有なのか、何かを決めたい相談なのか、解らないはずだ。

このように、メールタイトルに「～について」と書く人をよく見かけるが、何の用事のメールなのか、相手に考えさせてしまうようなタイトルは、スピード重視のビジネスにとってNGである。

上のメールタイトルは、次のように書くのが正しい。

【相談】〇〇社訪問日時と資料準備

こう書けば、このメールは「〇〇社の訪問日時や、持参する資料の構成の相談をしたいのだな」と、タイトルの段階で相手は判断できる。

また、「依頼」メールなら、依頼内容だけでなく、「この日までにお願いします」という「期限」も重要だ。次の例のように、タイトルに期限も書いておけば、タイトルだけで依頼の主旨と期限を、相手に伝えることができる。

【依頼】〇〇向け資料作成（9/21迄）

このように、ビジネスメールで伝えるべき目的は、報告／連絡／相談／依頼／提案のどれかである。メールタイトルで、このいずれかを先に伝えるようにすれば、メールを読む側は、メール本文を読む前からメールの中身を予想できるので、スムーズにメールを読み進めることができる。

長文メールを生成AIで変換するメリット

長文メールを書いて送ってくる人は、仕事のできない人である。しかし、ビジネスにおいては、仕事のできない人とも一緒に仕事をしなければならない。

そこで、生成AIを使って、難解な長文メールを、理解しやすいビジネスメールに変換するという手段がある。ダラダラと書かれている長文メールから、ビジネスに必要な要素だけを抜き出し、仕事で使えるメールへと、生成AIに要約してもらうのだ。

長文メールをビジネスメールに変換する

生成AIは、長文メールというハラスメントをやわらげる有力なツールである。生成AIを活用することで、メールの要点を瞬時に把握し、重要な情報だけを効率的に取り出すことが可能だ。特に、以下のようなメリットがある。

時間の節約

AIがメールの内容を要約してくれるため、読む時間を大幅に短縮できる。これにより、他の重要な業務に集中できる時間が増える。

ビジネスメールとしての必要な要素を抽出

AIは、メールに書かれている内容から、報告／連絡／相談／依頼／提案 のどれに該当するのかを自動で分類し、それぞれに必要な情報を的確に抽出する。

依頼内容の重要要素を抽出

特に、メールが相手からの「依頼」だった場合、AIは見逃してはならない「依頼内容」「期限」を、正確に抽出することができる。これにより、長文の中に隠れた重要なタスクを見逃さず、迅速に対応できるようになる。

読めない長文メールは生成AIで要約しよう

では、迷惑な長文メールを、使えるビジネスメールに変換するための方法を見ていこう。

長文メールが送られてきた！（シミュレーションです）

次のような、何を言いたいのかわからないダラダラと書かれたメールが送られてきたとする。

（上の例文は一見しただけでウザい。誰も読まないだろうなぁ笑）

これは誇張したフィクションだが、こういった「何が言いたいんだ！？」と叫びたくなるようなメールは、来る時は来てしまう。読む気はしないが、読まないことには仕事にならない。

このメールには、依頼や相談など、複数の用件が書かれているようだが、それぞれの要点や期限を解読するには骨が折れそうだ。

しかし、生成AIは、メールに書いてある複数の用件を仕分けし、それぞれの要点や期限を、瞬時に整理してくれる。

長文メールを生成AIで要約（単純に要約）

上のダラダラとしたメールを、ChatGPT 4oに向かって単純に「要約して」と依頼すると、次のように要約してくれる（生成AIは人間同様、同じ依頼に対して同じ回答を返さない。下の例は、あくまでその時の回答）

プロンプトを使わない単純な要約だけでも、だいぶ読みやすくなった。どうやら、用件は５つあるようだ。

しかし、それぞれの用件が、報告／連絡／相談／依頼／提案のどれなのか解らない。もしも、「依頼」が混じっているなら、それを見逃さないようにしたいが、一つ一つの用件をよく読まなければ、見分けることはできないようだ。

「ひと目で解る」レベルの要約を得るため、次はプロンプトを使って生成AIに依頼しよう。

長文メールを 生成AI＋プロンプトで要約

プロンプトの例

要領を得ない長文メールを、ビジネスで使えるメールに変換するための、生成AI用のプロンプトが以下だ。

#依頼 
あなたは電子メールを要約する名人です。
長くて読み難い長文メールを、トピック別に、解りやすく、読みやすくして、回答として出力してください。
-出力は表形式。表の列は「トピック名」「トピック種類」「トピック要約」「責任者・担当者」「期限」
-「トピック種類」の値は、{#メール目的}の中から選んで出力値としてください。
-「責任者・担当者」が不明のトピックの出力値は「不明」としてください。
-「期限」が不明のトピックの出力値は「不明」としてください。
-回答を作成したら、出力する前に「期限」の古い順に並べ替えてください。「期限」が不明なトピックは、「期限」有りのトピックよりも後ろに並べてください。並べ替えた回答を、回答として出力してください。

#メール目的
-報告
-連絡
-相談
-依頼
-提案

• このプロンプトでは、メールに書かれている複数の用件の中から、個々のトピックを抽出し、報告／連絡／相談／依頼／提案 のいずれかに仕分けして出力する。
• それぞれのトピックについて、要約と期限を明記する。さらに、期限の早いものから順に並べ替える。並べ替えることで、作業に優先順位をつけられる。
• 出力は表形式。表形式が見やすいのと、メールの中に「依頼」が含まれる場合は、着手・完了などのステータスをチェックするリストとしても使える。

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上のプロンプトを、実際に生成AIで使う方法は、以下の記事を参照してほしい。

出力結果の例

生成AI＋プロンプトで、報告／連絡／相談／依頼／提案 で仕分けし、表形式で出力したものが以下である。

トピック種類	トピック名	トピック要約	責任者・担当者	期限
依頼	課題#201の対策会議の開催	課題#201が今月末が期限のため、鈴木様と対策会議を開催したい	鈴木様	今月末
依頼	課題#301の進捗確認	佐藤様から問題提起された課題#301の進捗状況について報告をお願いしたい	佐藤様	翌月末
報告	プログラム開発の進捗遅れ	プログラム開発が1週間遅れており、早急に対応が必要	不明	不明
連絡	エンドユーザからの追加要望	エンドユーザからの追加要望により、仕様変更が必要で追加コストが発生する可能性がある	不明	不明
相談	残課題の責任者未決定	残課題のうち、一部の課題で責任者がまだ決まっていない	不明	不明
連絡	顧客からの報告未着	顧客に依頼している件に対する報告がまだ届いていない	不明	不明
依頼	現行システムの帳票サンプル	現行システムの帳票サンプルを送っていただきたい	不明	不明

書かれている用件が、報告／連絡／相談／依頼／提案 のいずれなのか、先頭の「トピック種類」を見るだけで、すぐに判別できるようになっている。「依頼」は、担当者と期限を明記することによって、そのタスクを、誰が何時までに完了させるべきなのか、ひと目でわかるようになっている。ここまでの要約ならば、相手からの「依頼」を見逃す心配はないだろう。

「依頼」のうち、担当者と期限が「不明」となっているのは、メールに書かれていた情報が不十分だったということである。このままでは、正しいアクションを起こせないので、不明点は至急確認すべきだろう。

まとめ：長文メールによるハラスメントには生成AIで対抗しよう

要領を得ない長文メールは、読むだけでストレスが溜まる「ハラスメント」行為と言っても過言ではない。しかし、生成AIを活用すれば、その負担を大幅に軽減できる。

生成AI＋本記事のプロンプトを使えば、迷惑な長文メールを、「報告」「連絡」「相談」「依頼」「提案」の用件別に仕分けし、要点を抽出して見せてくれる。さらに、「依頼」なら担当者や期限も抽出するので、依頼された仕事を忘れずに始められるはずだ。

時短や生産性向上に繋がるため、生成AIを活用したメールの要約は、現代のビジネスシーンにおいて不可欠なスキル、作業と言えるだろう。

実際、筆者は長文メールに対しては、この記事で紹介したプロンプトと一緒に生成AIを活用し、的確な要約を得られるようになったので、長文メールを読解するストレスから開放された（生成AIってスゴイ！）。

皆さんも、この記事のプロンプトとセットで生成AIを活用し、長文メールのハラスメントから自分の身を守るだけでなく、仕事の効率をアップさせてほしい。